7 tips voor als jouw kantoor verhuist

Gaat jouw kantoor verhuizen? Daar komt vaak nogal wat bloed, zweet en tranen bij kijken.

27 Juni 2020

Hoewel het resultaat (een fijnere werkplek) het natuurlijk allemaal waard is, kun je er wel voor zorgen dat alles zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Met deze 7 tips gaat dat lukken.

1. Begin op tijd

De sleutel tot succes voor een verhuizing die soepel verloopt is op tijd beginnen. Wie alles op het laatste moment doet, raakt ongetwijfeld enorm gestrest en maakt onnodige fouten. Je bespaart jezelf een hoop leed door zo vroeg mogelijk te beginnen. Zelfs als de verhuisdag nog ver weg is, is er altijd wel iets wat je alvast kunt doen. Spullen sorteren bijvoorbeeld. Ook kun je alvast een planning maken, wat ons op het volgende punt brengt.

2. Maak een goede planning

Of je nu van kantoor of van huis wisselt, een verhuizing levert altijd de nodige stress op. Dat komt vaak doordat je het gevoel hebt dat er nog te veel moet gebeuren. Je kunt het gestreste gevoel deels wegnemen door een strakke, duidelijke planning te maken. Dit helpt je om alles in ieder geval overzichtelijk te houden en je houdt zo goed in het oog wat er allemaal nog precies moet gebeuren. Neem zowel de taken voor als tijdens en na de verhuizing in je planning op. Zet er meteen bij wie de betreffende taak op zal pakken en wat de deadline is.

3. Wat doe je met je oude kantoormeubelen?

Zijn jouw oude kantoormeubelen dringend aan vervanging toe en vind je de verhuizing een mooi moment om een bezem door je interieur te halen? Een verhuizing krijgt net wat extra glans als je niet alleen een gloednieuwe werkplek hebt, maar ook kersverse meubels. Dan resteert de vraag nog wat je met je oude kantoormeubelen doet. Wellicht overweeg je om ze simpelweg bij het grofvuil te zetten, maar dat zou zonde zijn. Je kunt er namelijk nog best wat geld voor vangen. We snappen dat het wellicht iets te veel moeite is om elk meubelstuk afzonderlijk op platforms te zetten en te verkopen, maar er bestaan partijen die in een keer al je kantoormeubelen opkopen.

4. Pak strategisch en op tijd in

Zelf als je de inboedel voor het grootste deel vervangt, zijn er altijd spullen die je in moet pakken. Zeker als bedrijf is het raadzaam om hier zo zorgvuldig mogelijk mee om te gaan. Er kunnen tenslotte belangrijke documenten tussen zitten. Begin op tijd met inpakken, zodat je alles strategisch in dozen kunt stoppen. Zo voorkom je extra stress tijdens het uitpakken.

5. Waar koop je je nieuwe kantoormeubelen?

Nog voordat je oude kantoormeubelen de deur uit zijn, is het handig om al te beginnen met kijken naar nieuwe meubelen. Breng vooraf goed in kaart hoe je nieuwe kantoor er precies uit gaat zien en waar je wat voor soort meubel wilt zetten. Vervolgens kun je met deze plattegrond op jacht naar een nieuw interieur. Heb je een beperkt budget? Er zijn tegenwoordig veel bedrijven die gebruikte kantoormeubelen tegen een scherp prijsje aanbieden.

6. Stel iedereen tijdig op de hoogte

Vertel iedereen liever vroeger dan later dat je verhuist. Maak allereerst een lijst van de personen en instanties die je op de hoogte moet stellen. Je kunt je nog lelijk vergissen in de lengte van de lijst, dus het is daarom ook hier verstandig om op tijd beginnen. Het is belangrijk dat je relaties straks niet ineens voor een dichte deur komen te staan, dus zorg ervoor dat je deze goed informeert. Vergeet daarnaast ook instanties als de Kamer van Koophandel, verzekeringen en leveranciers van bijvoorbeeld internet niet. Tot slot communiceer je jouw adres waarschijnlijk ook openbaar naar je klanten toe, bijvoorbeeld op de website en op Google Mijn Bedrijf. Sla offline communicatiemiddelen als briefpapier en folders/brochures niet over.

7. Laat alles goed achter

Neem ook zeker in je planning op hoe je ervoor gaat zorgen dat je oude kantoor blinkend schoon en volledig leeg afblijft. Je kunt dit natuurlijk grotendeels zelf regelen, waarbij je bijvoorbeeld wel een schoonmaakploeg inhuurt. Loop in dat geval alles goed na voordat je de sleutels inlevert. Maar je kunt ook een bedrijf inhuren die alles volledig uit handen neemt, het is maar net wat je budget en prioriteiten zijn.